Kawan Mastah, bagaimana kabarmu hari ini? Di era digital seperti sekarang ini, pengiriman tugas melalui email sudah menjadi salah satu kebiasaan umum. Penggunaan email sangat membantu dalam mengirim tugas dan berkomunikasi dengan dosen atau rekan sejawat. Namun, masih banyak mahasiswa yang belum paham atau merasa kesulitan dalam cara mengirim tugas lewat email. Nah, dalam artikel ini, saya akan membahas cara-cara tersebut dengan detail. Mari kita simak bersama-sama!1. Mengenal Email dan FiturnyaPertama-tama, sebelum membahas cara mengirim tugas lewat email, mari kita kenali email dan fiturnya terlebih dahulu. Email adalah surat elektronik yang dikirimkan melalui internet. Fitur-fitur email yang umum digunakan seperti compose (membuat email), attach (melampirkan file), send (mengirim email), receive (menerima email), dan delete (menghapus email).2. Memiliki Akun EmailUntuk dapat mengirim tugas lewat email, pertama-tama kita harus memiliki akun email terlebih dahulu. Ada banyak provider email yang bisa digunakan seperti Gmail, Yahoo Mail, Hotmail, dan masih banyak lagi. Setelah memiliki akun email, kita bisa masuk ke dalam akun tersebut dengan memasukkan email dan password.3. Siapkan File yang Akan DikirimSetelah masuk ke dalam akun email, langkah berikutnya adalah menyiapkan file yang akan dikirim. Pastikan file tersebut sudah di-save dan jangan lupa mengecek file yang akan dikirim tersebut apakah sesuai dengan yang diminta oleh dosen atau tidak.4. Buat Email BaruSetelah file siap, klik tombol “compose” (atau “compose new email”) untuk membuat email baru. Di sini kita bisa mengisi alamat email tujuan, subjek email, dan isi email. Jangan lupa juga melampirkan file yang sudah disiapkan dengan menekan tombol “attach” di bagian bawah email.5. Mengisi Alamat Email TujuanSetelah membuat email baru, langkah selanjutnya adalah mengisi alamat email tujuan. Pastikan alamat email tersebut sudah benar dan tidak ada kesalahan. Jangan sampai salah mengirimkan email ke alamat yang salah atau ke alamat yang tidak sesuai.6. Mengisi Subjek EmailSetelah mengisi alamat email tujuan, selanjutnya kita harus mengisi subjek email. Subjek email harus jelas dan langsung menggambarkan isi dari email tersebut. Jangan membuat subjek email yang ambigu atau tidak jelas.7. Mengisi Isi EmailSetelah mengisi subjek email, selanjutnya kita mengisi isi dari email tersebut. Pastikan isi email yang kita buat sesuai dengan kebutuhan, jangan terlalu panjang atau terlalu pendek. Jangan lupa pula untuk memberikan ucapan yang sopan pada awal dan akhir email.8. Melampirkan FileSetelah mengisi isi email, langkah selanjutnya adalah melampirkan file yang sudah disiapkan. Klik tombol “attach” (atau “upload”) di bagian bawah email. Pilih file yang akan dikirim dan tunggu sampai proses upload selesai.9. Menambahkan CC dan BCCSelain mengirim email ke alamat email tujuan, kita juga bisa menambahkan CC (carbon copy) atau BCC (blind carbon copy) ke orang atau rekan yang terkait. CC digunakan jika ingin menyalin email ke orang lain, sedangkan BCC digunakan jika ingin menyalin email tanpa diketahui oleh penerima utama.10. Menandai Pentingnya EmailJika email yang kita kirim sangat penting, kita bisa menandai email tersebut sebagai “important” atau “urgent”. Hal ini bisa dilakukan dengan mengklik tombol “important” di bagian atas email. Dengan demikian, penerima email akan lebih memperhatikan email tersebut.11. Menyimpan Email sebagai DraftJika kita ingin menyelesaikan email tersebut di kemudian hari, kita bisa menyimpan email tersebut sebagai draft terlebih dahulu. Caranya adalah dengan mengklik tombol “save as draft” di bagian atas email. Kita bisa melanjutkan pekerjaan tersebut kapan saja di kemudian hari.12. Menyimpan Email sebagai TemplateAda kalanya kita perlu mengirim email yang serupa dengan email yang sering kita kirimkan, seperti email pengajuan cuti atau email pengajuan izin. Dalam hal ini kita bisa menyimpan email tersebut sebagai template. Caranya adalah dengan mengklik tombol “save as template” di bagian atas email.13. Mengedit EmailJika terjadi kesalahan pada email yang sudah dibuat, kita bisa mengedit email tersebut sebelum mengirimkannya. Caranya adalah dengan mengeklik tombol “edit” di bagian bawah email. Kita bisa mengedit alamat email tujuan, subjek email, isi email, dan file yang dilampirkan.14. Mengecek Email Sebelum MengirimSebelum mengirim email, ada baiknya kita mengecek email tersebut terlebih dahulu. Bacalah isi email yang sudah dibuat dan pastikan tidak ada kesalahan pada alamat email tujuan maupun file yang dilampirkan.15. Mengirim EmailSetelah mengecek email, kita bisa mengirim email tersebut dengan mengeklik tombol “send” di bagian atas email. Pastikan jaringan internet yang digunakan stabil dan cukup cepat agar email dapat terkirim dengan baik.16. Mengecek Status Email yang TerkirimSetelah mengirim email, kita bisa mengecek status email yang telah terkirim. Caranya adalah dengan membuka menu “sent mail” di akun email yang digunakan. Di sini kita bisa melihat email yang sudah terkirim, tanggal dan waktu pengiriman, serta status pengiriman email tersebut.17. Menyiapkan Backup EmailTerkadang email yang sudah dikirim bisa hilang atau terhapus karena berbagai alasan seperti kesalahan teknis atau human error. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk membuat backup email secara berkala agar data dan informasi yang terkandung dalam email tidak hilang begitu saja.18. Mengatasi Masalah Terkait EmailTerkadang kita mengalami masalah dalam mengirim email seperti email tidak terkirim, email tertunda, atau email tidak bisa dibuka. Di sini kita bisa mencari solusi dari masalah tersebut dengan cara menghubungi penyedia email yang digunakan atau mencari informasi di internet.19. FAQQ: Apa yang harus dilakukan jika email terkirim ke alamat yang salah?A: Jika email terkirim ke alamat yang salah, segera kontak penerima email dan minta maaf. Jangan lupa minta bantuan dari orang yang lebih ahli dalam menyelesaikan masalah tersebut.Q: Apa yang harus dilakukan jika file yang dilampirkan terlalu besar?A: Jika file yang dilampirkan terlalu besar, kita bisa membaginya menjadi beberapa bagian atau mengcompress file tersebut agar ukurannya menjadi lebih kecil.Q: Bagaimana cara mengirim email yang berisi tugas kelompok?A: Jika ingin mengirim email yang berisi tugas kelompok, kita harus memastikan semua anggota kelompok sudah tercantum dalam alamat email tujuan. Jangan lupa untuk menginformasikan deadline pengumpulan tugas dan bagaimana tugas tersebut harus dipersiapkan.Q: Apa yang harus dilakukan jika email tidak terbuka di komputer atau telepon genggam?A: Jika email tidak terbuka di komputer atau telepon genggam, kita bisa mencoba membuka email tersebut di perangkat lain atau menggunakan aplikasi email yang berbeda.20. KesimpulanDemikianlah cara mengirim tugas lewat email dengan lengkap dan detail. Dengan mengikuti langkah-langkah tersebut, kita bisa mengirim tugas dengan mudah dan aman. Jangan lupa untuk selalu memeriksa dan mengecek email yang sudah dibuat sebelum mengirimkannya agar tidak terjadi kesalahan yang dapat mengganggu proses pengirimannya. Semoga artikel ini bermanfaat bagi kawan Mastah yang sedang membutuhkan panduan mengirim tugas lewat email. Terima kasih!
