Halo kawan Mastah! Apa kabar? Pernahkah kalian ingin mengajukan permohonan tetapi bingung bagaimana membuat surat permohonannya? Tenang saja, dalam artikel ini kami akan membahas cara membuat surat permohonan dengan baik dan benar. Simak selengkapnya ya!
Pengertian Surat Permohonan
Surat permohonan adalah surat yang digunakan untuk mengajukan permintaan atau permohonan kepada pihak yang berwenang. Surat ini biasanya digunakan dalam berbagai kepentingan seperti permohonan beasiswa, permohonan pekerjaan, permohonan izin, dan sebagainya.
Fungsi Surat Permohonan
Surat permohonan memiliki beberapa fungsi, di antaranya adalah:
No |
Fungsi |
|---|---|
1 |
Sebagai bukti permintaan |
2 |
Sebagai alat komunikasi |
3 |
Untuk memperoleh persetujuan |
Setelah mengetahui pengertian dan fungsi surat permohonan, kini saatnya kita membahas cara membuat surat permohonan. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat permohonan, seperti:
Mengumpulkan Informasi
Sebelum membuat surat permohonan, kalian harus mengumpulkan informasi terlebih dahulu mengenai apa yang ingin kalian minta atau ajukan. Pastikan informasi yang kalian kumpulkan sudah lengkap dan jelas.
Membuat Draft
Setelah mengumpulkan informasi, kalian bisa membuat draft surat permohonan. Pada tahap ini, kalian dapat menuliskan isi surat secara singkat dan padat. Perlu diingat, dalam penulisan surat permohonan, hindari penggunaan kata-kata yang ambigu atau tidak jelas.
Membuat Kop Surat
Kop surat adalah bagian atas surat yang berisi informasi penting seperti nama perusahaan atau institusi, alamat, nomor telepon, dan sebagainya. Pastikan kop surat yang kalian buat lengkap dan jelas.
Menentukan Format Surat
Dalam menentukan format surat permohonan, kalian perlu mempertimbangkan hal-hal seperti jenis huruf, ukuran kertas, jarak antar paragraf, dan sebagainya. Hal ini penting agar surat yang kalian buat terlihat profesional dan mudah dibaca.
Menentukan Tujuan Surat
Pada bagian ini, kalian perlu menuliskan tujuan dari surat permohonan yang kalian buat. Pastikan tujuan yang kalian tuliskan jelas dan mudah dipahami oleh pihak yang dituju.
Menyebutkan Identitas Pengirim
Identitas pengirim harus disebutkan pada surat permohonan, seperti nama lengkap, alamat, nomor telepon, dan sebagainya. Hal ini penting agar pihak yang dituju dapat menghubungi kalian jika ada keperluan lebih lanjut.
Menyebutkan Identitas Penerima
Identitas penerima juga harus disebutkan pada surat permohonan seperti nama lengkap, jabatan atau posisi, alamat, dan sebagainya. Hal ini penting agar surat kalian dapat sampai ke tangan yang dituju dengan tepat.
Menyebutkan Tanggal dan Nomor Surat
Setelah menuliskan identitas pengirim dan penerima, jangan lupa untuk menyebutkan tanggal dan nomor surat pada surat permohonan kalian. Hal ini dapat memudahkan pemantauan surat permohonan yang sudah dikirim.
Membuat Kalimat Pembuka
Kalimat pembuka adalah kalimat yang berfungsi untuk memperkenalkan diri dan menyampaikan tujuan dari surat permohonan. Pastikan kalimat pembuka yang kalian buat singkat, jelas, dan mudah dipahami.
Menjelaskan Isi Permohonan
Pada bagian ini, kalian perlu menjelaskan secara detail isi dari permohonan yang kalian ajukan. Pastikan kalian memberikan penjelasan yang singkat dan padat namun tetap jelas dan mudah dipahami.
Menjelaskan Alasan Permohonan
Setelah menjelaskan isi permohonan, kalian juga perlu menjelaskan alasan atau latar belakang dari permohonan yang kalian ajukan. Hal ini penting agar pihak yang dituju dapat memahami maksud dari permohonan yang kalian ajukan.
Menjelaskan Manfaat Permohonan
Setelah menjelaskan alasan permohonan, kalian perlu menjelaskan manfaat atau keuntungan yang akan didapatkan jika permohonan kalian disetujui. Hal ini dapat menjadi alasan bagi pihak yang dituju untuk memberikan persetujuan pada permohonan kalian.
Membuat Kalimat Penutup
Kalimat penutup adalah kalimat yang berfungsi untuk mengakhiri surat permohonan yang kalian buat. Pastikan kalimat penutup yang kalian buat sopan dan tidak memaksakan pihak yang dituju untuk memberikan persetujuan.
Mencantumkan Tanda Tangan
Setelah selesai membuat surat permohonan, jangan lupa untuk mencantumkan tanda tangan pada surat tersebut. Hal ini menunjukkan bahwa surat permohonan tersebut benar-benar dibuat oleh kalian dan bukan orang lain.
Frequently Asked Questions (FAQ)
1. Apa yang dimaksud dengan surat permohonan?
Surat permohonan adalah surat yang digunakan untuk mengajukan permintaan atau permohonan kepada pihak yang berwenang.
2. Apa fungsi dari surat permohonan?
Surat permohonan memiliki beberapa fungsi, di antaranya sebagai bukti permintaan, alat komunikasi, dan untuk memperoleh persetujuan.
3. Apa saja yang perlu diperhatikan dalam pembuatan surat permohonan?
Dalam pembuatan surat permohonan, perlu diperhatikan hal-hal seperti mengumpulkan informasi, membuat draft, membuat kop surat, menentukan format surat, menentukan tujuan surat, menyebutkan identitas pengirim dan penerima, menyebutkan tanggal dan nomor surat, membuat kalimat pembuka, menjelaskan isi permohonan, menjelaskan alasan permohonan, menjelaskan manfaat permohonan, membuat kalimat penutup, dan mencantumkan tanda tangan.
4. Apakah ada contoh surat permohonan?
Ya, ada banyak contoh surat permohonan yang bisa kalian temukan di internet. Namun, pastikan kalian membuat surat permohonan yang sesuai dengan kebutuhan dan tidak mengambil sepenuhnya dari contoh yang ada.
5. Apakah surat permohonan harus ditulis tangan?
Tidak, surat permohonan tidak harus ditulis tangan. Kalian bisa membuat surat permohonan menggunakan komputer dan mencetaknya.
6. Bagaimana jika surat permohonan tidak mendapat persetujuan?
Jika surat permohonan kalian tidak mendapat persetujuan, kalian dapat mencoba mengajukan permohonan kembali dengan memberikan alasan yang lebih kuat atau mencari solusi lain yang dapat memenuhi kebutuhan kalian.