Halo Kawan Mastah, dalam dunia kerja, surat dinas menjadi salah satu hal yang sangat penting. Surat dinas adalah surat resmi yang berisi informasi penting dan biasanya digunakan untuk keperluan bisnis atau pemerintahan. Surat dinas harus dibuat dengan format yang benar dan sesuai dengan aturan, agar dapat memiliki kekuatan hukum yang sah.
Pengertian Surat Dinas
Sebelum membahas lebih jauh tentang cara membuat surat dinas, Kawan Mastah harus memahami terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan surat dinas. Surat dinas adalah surat resmi yang digunakan untuk keperluan bisnis atau pemerintahan. Surat dinas biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi penting atau memberikan instruksi kepada pihak lain.
Surat dinas memiliki beberapa jenis, antara lain surat dinas resmi, surat dinas perusahaan, dan surat dinas pemerintah. Meskipun memiliki jenis yang berbeda, format dasar dari surat dinas tetap sama dan harus diikuti oleh pengirim agar surat tersebut memiliki kekuatan hukum yang sah.
Format Surat Dinas
Format surat dinas terdiri dari beberapa bagian penting, antara lain:
Bagian Surat Dinas |
Keterangan |
|---|---|
Header |
Berisi nama perusahaan atau instansi, alamat, nomor telepon, dan logo jika ada. |
Tanggal |
Menunjukkan tanggal dibuatnya surat. |
Nomor Surat |
Berisi nomor surat yang unik. |
Perihal |
Menunjukkan inti dari surat. |
Isi Surat |
Bagian yang berisi informasi atau instruksi yang hendak disampaikan. |
Tembusan |
Berisi daftar penerima surat yang dikirimkan sebagai tembusan. |
Lampiran |
Berisi daftar lampiran yang dilampirkan pada surat. |
Tanda Tangan |
Berisi tanda tangan pengirim surat atau pejabat yang berwenang. |
Cara Membuat Surat Dinas
Setelah memahami pengertian dan format surat dinas, Kawan Mastah dapat mengikuti langkah-langkah berikut untuk membuat surat dinas:
Memilih Jenis Surat Dinas yang Sesuai
Sebelum membuat surat dinas, Kawan Mastah harus memastikan jenis surat dinas yang tepat sesuai dengan keperluan. Jenis surat dinas yang berbeda memiliki format dan aturan yang berbeda pula.
Contohnya, jika Kawan Mastah ingin membuat surat dinas resmi yang ditujukan kepada pemerintah, maka format yang harus digunakan harus mengikuti aturan yang telah ditentukan oleh pemerintah.
Membuat Header Surat Dinas
Header surat dinas berisi informasi tentang instansi atau perusahaan, alamat, nomor telepon, dan logo jika ada. Header surat dinas harus diletakkan pada bagian atas surat dan dapat dibuat dengan menggunakan software pengolah kata seperti Microsoft Word.
Kawan Mastah dapat memilih template header surat dinas yang sudah disediakan oleh software pengolah kata, atau dapat membuat header sendiri sesuai dengan kebutuhan. Pastikan informasi pada header surat dinas telah sesuai dan benar.
Membuat Tanggal dan Nomor Surat Dinas
Tanggal dan nomor surat dinas harus diletakkan pada bagian atas kanan setelah header surat dinas. Nomor surat merupakan nomor yang unik dan digunakan sebagai identitas surat dinas.
Tanggal surat harus mencantumkan tanggal, bulan, dan tahun dibuatnya surat. Tanggal yang digunakan adalah tanggal resmi terbitnya surat, bukan tanggal pengiriman surat.
Menuliskan Perihal Surat Dinas
Perihal surat dinas harus dijelaskan dengan singkat dan jelas. Perihal surat dinas harus diletakkan setelah tanggal dan nomor surat dinas. Perihal surat dinas harus mencakup inti atau tujuan dari surat yang hendak dikirimkan.
Contohnya, jika surat dinas dikirimkan untuk meminta persetujuan proyek pengadaan barang, maka perihal surat dinas harus mencantumkan “Permohonan Persetujuan Proyek Pengadaan Barang”.
Menuliskan Isi Surat Dinas
Isi surat dinas harus dijelaskan dengan jelas dan rinci. Isi surat dinas harus mencakup informasi yang hendak disampaikan kepada pihak lain atau memberikan instruksi yang jelas.
Pada bagian isi surat dinas, Kawan Mastah dapat membuat paragraf-paragraf yang terstruktur dengan jelas dan mudah dipahami. Jangan lupa untuk menggunakan bahasa yang sopan dan resmi, serta hindari penggunaan bahasa yang terlalu informal atau kasual.
Membuat Tembusan Surat Dinas
Tembusan surat dinas berisi daftar penerima surat yang dikirimkan sebagai tembusan. Tembusan surat dinas biasanya digunakan untuk memberikan informasi kepada pihak yang terkait atau yang perlu mengetahui isi dari surat dinas tersebut.
Dalam membuat tembusan surat dinas, Kawan Mastah harus mencantumkan nama dan jabatan penerima surat dinas. Jumlah penerima tembusan surat dinas tergantung pada keperluan dan jenis surat dinas yang hendak dikirimkan.
Membuat Lampiran Surat Dinas
Lampiran surat dinas berisi daftar lampiran yang dilampirkan pada surat dinas. Lampiran surat dinas biasanya digunakan untuk memberikan informasi tambahan yang tidak bisa dijelaskan dengan kata-kata pada bagian isi surat dinas.
Dalam membuat lampiran surat dinas, Kawan Mastah harus mencantumkan jumlah dan jenis lampiran yang dilampirkan pada surat dinas. Jika terdapat lebih dari satu lampiran, Kawan Mastah dapat menyebutkannya dengan “Lampiran 1, Lampiran 2, dan seterusnya”.
Menandatangani Surat Dinas
Setelah surat dinas lengkap dibuat, Kawan Mastah harus menandatangani surat dinas tersebut. Tandatangan pada surat dinas harus dilakukan oleh orang yang memiliki wewenang atau tugas untuk membuat dan mengirimkan surat dinas tersebut.
Tanda tangan harus diletakkan pada bagian bawah kiri surat dinas, tepat di bawah bagian isi surat dinas. Tangan tangan harus ditulis dengan tinta hitam atau biru agar mudah terbaca.
FAQ (Frequently Asked Questions)
1. Apa itu surat dinas?
Surat dinas adalah surat resmi yang digunakan untuk keperluan bisnis atau pemerintahan. Surat dinas biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi penting atau memberikan instruksi kepada pihak lain.
2. Apa saja jenis surat dinas?
Surat dinas memiliki beberapa jenis, antara lain surat dinas resmi, surat dinas perusahaan, dan surat dinas pemerintah. Meskipun memiliki jenis yang berbeda, format dasar dari surat dinas tetap sama dan harus diikuti oleh pengirim agar surat tersebut memiliki kekuatan hukum yang sah.
3. Apa yang harus dilakukan sebelum membuat surat dinas?
Sebelum membuat surat dinas, Kawan Mastah harus memastikan jenis surat dinas yang tepat sesuai dengan keperluan. Jenis surat dinas yang berbeda memiliki format dan aturan yang berbeda pula.
4. Apa saja bagian penting dari surat dinas?
Bagian penting dari surat dinas antara lain header, tanggal dan nomor surat dinas, perihal surat dinas, isi surat dinas, tembusan surat dinas, lampiran surat dinas, dan tanda tangan.
5. Apa yang harus diperhatikan saat menandatangani surat dinas?
Tanda tangan pada surat dinas harus dilakukan oleh orang yang memiliki wewenang atau tugas untuk membuat dan mengirimkan surat dinas tersebut. Tanda tangan harus diletakkan pada bagian bawah kiri surat dinas, tepat di bawah bagian isi surat dinas.
Kesimpulan
Membuat surat dinas yang baik dan benar memerlukan ketelitian dan kehati-hatian. Kawan Mastah harus memahami format dan aturan surat dinas, serta memperhatikan setiap bagian penting dari surat dinas agar memiliki kekuatan hukum yang sah. Dengan mengikuti panduan ini, Kawan Mastah dapat membuat surat dinas dengan mudah dan sesuai dengan aturan yang berlaku.