Halo, kawan Mastah! Apa kabar? Pada kesempatan kali ini, kita akan membahas tentang cara membuat nomor surat. Sebagai seorang pekerja kantor, tentunya kamu sering mendapat tugas untuk membuat surat, bukan? Nah, nomor surat ini nantinya akan digunakan untuk membantu kita dalam melacak surat yang telah kita kirim atau terima. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk mengetahui cara membuat nomor surat dengan benar. Yuk, simak pembahasan selengkapnya di bawah ini!
Pengertian Nomor Surat
Sebelum masuk ke pembahasan cara membuat nomor surat, ada baiknya kita mengetahui terlebih dahulu apa itu nomor surat. Nomor surat merupakan urutan angka atau huruf yang diberikan pada setiap surat untuk mempermudah pengendalian dan pengarsipan surat. Dengan adanya nomor surat, kita dapat mengetahui kapan surat tersebut dibuat, siapa yang membuat, dan untuk keperluan apa surat tersebut dibuat.
FAQ: Apa Saja Jenis Nomor Surat?
Jenis Nomor Surat |
Penjelasan |
|---|---|
Nomor Surat Urut |
Merupakan nomor surat yang diberikan secara berurutan sesuai dengan waktu pembuatan surat, dimulai dari nomor satu hingga seterusnya. |
Nomor Surat Kode |
Merupakan nomor surat yang diberikan berdasarkan kode tertentu. Misalnya, nomor surat kode KAS untuk keuangan, nomor surat kode ADM untuk administrasi, dan sebagainya. |
Nomor Surat Campuran |
Merupakan kombinasi antara nomor surat urut dan nomor surat kode. Misalnya, nomor surat 001/KAS/IX/2021 untuk surat keuangan dibuat pada bulan September tahun 2021. |
Cara Membuat Nomor Surat dengan Benar
1. Tentukan Jenis Nomor Surat yang Akan Digunakan
Sebelum membuat nomor surat, kita perlu menentukan terlebih dahulu jenis nomor surat yang akan digunakan. Apakah nomor surat urut, nomor surat kode, atau nomor surat campuran? Hal ini penting untuk memudahkan kita dalam membuat nomor surat yang sesuai dengan aturan yang berlaku di kantor kita.
2. Tentukan Format Nomor Surat
Setelah menentukan jenis nomor surat yang akan digunakan, langkah selanjutnya adalah menentukan format nomor surat. Misalnya, apakah nomor surat akan menggunakan angka atau huruf, apakah akan ada kode yang dipakai, dan sebagainya.
3. Tentukan Awalan Nomor Surat
Setelah menentukan format nomor surat, selanjutnya kita perlu menentukan awalan nomor surat. Awalan nomor surat biasanya memuat informasi tentang jenis surat atau departemen yang membuat surat tersebut. Misalnya, awalan nomor surat untuk surat keuangan bisa saja KAS, sedangkan untuk surat administrasi bisa saja ADM.
4. Tentukan Nama Penerima atau Tujuan Surat
Selain awalan nomor surat, ada beberapa kantor yang juga menambahkan informasi tentang nama penerima atau tujuan surat. Hal ini bertujuan agar nomor surat menjadi lebih spesifik dan mudah diidentifikasi.
5. Tentukan Tanggal Pembuatan Surat
Tanggal pembuatan surat juga sebaiknya dimasukkan ke dalam nomor surat. Hal ini berguna untuk memudahkan kita dalam mengetahui kapan surat tersebut dibuat dan mengarsipkannya.
Kesimpulan
Itulah beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam cara membuat nomor surat. Semoga informasi di atas dapat membantu kamu dalam membuat nomor surat yang benar dan sesuai dengan aturan yang berlaku di kantor kamu. Jangan lupa untuk selalu memperhatikan ketentuan yang berlaku di kantor dan memastikan nomor surat yang dibuat sesuai dengan format yang telah ditentukan. Terima kasih telah membaca, kawan Mastah!