Hello, Kawan Mastah! Apakah kamu pernah bingung bagaimana cara mengisi buku inventaris barang dengan benar? Jangan khawatir, dalam artikel kali ini, kita akan membahas cara mengisi buku inventaris barang dengan lengkap dan mudah dipahami.
Apa itu Buku Inventaris Barang?
Sebelum memulai cara mengisi buku inventaris barang, kita perlu memahami terlebih dahulu apa itu buku inventaris barang. Buku inventaris barang adalah buku catatan yang berisi daftar barang yang dimiliki oleh sebuah instansi atau organisasi tertentu. Buku ini berfungsi untuk mengontrol dan memantau aset-aset yang dimiliki oleh instansi atau organisasi tersebut.
Setiap perusahaan, instansi, atau organisasi harus memiliki buku inventaris barang. Hal ini bertujuan agar setiap barang yang dimiliki dapat tercatat dengan baik dan juga memudahkan ketika dilakukan pengecekan aset-aset yang dimiliki saat diadakan audit.
Langkah-Langkah Cara Mengisi Buku Inventaris Barang
Berikut adalah langkah-langkah cara mengisi buku inventaris barang:
1. Persiapkan Dokumen-Dokumen Pendukung
Sebelum mengisi buku inventaris barang, ada beberapa dokumen yang harus disiapkan terlebih dahulu, antara lain:
Dokumen Pendukung |
Keterangan |
|---|---|
Bukti kepemilikan barang |
Misalnya surat perjanjian jual beli, kwitansi pembelian, atau surat perintah pengadaan barang. |
Surat Perintah Penyerahan |
Dokumen yang diberikan oleh pihak yang menyerahkan barang kepada instansi atau organisasi tersebut. |
Surat Tanda Terima Barang |
Dokumen yang diberikan oleh pihak yang menerima barang sebagai bukti bahwa barang tersebut telah diterima. |
2. Tentukan Kategori Barang
Barang di dalam buku inventaris barang dibagi menjadi beberapa kategori, antara lain:
- Tanah dan bangunan
- Peralatan kantor
- Barang inventaris
- Hewan ternak
- Peralatan teknologi informasi dan komunikasi
- Kendaraan bermotor
Pemilihan kategori barang ini bertujuan agar memudahkan dalam pengelompokan barang yang dimiliki oleh instansi atau organisasi.
3. Catat Nomor Barang
Nomor barang berfungsi sebagai identitas barang yang dimiliki oleh instansi atau organisasi tersebut. Nomor barang ini bersifat unik dan tidak boleh sama dengan barang lainnya.
Nomor barang dapat diatur sesuai dengan cara yang disepakati oleh instansi atau organisasi tersebut. Sebagai contoh, nomor barang dapat diatur berdasarkan urutan pembelian atau urutan penerimaan barang.
4. Catat Nama Barang
Nama barang harus dicatat dengan lengkap dan jelas. Misalnya, jika barang yang dimiliki adalah sebuah meja, maka nama barang yang dicatat adalah “Meja Kayu Jati Ukuran 120 cm x 60 cm”.
5. Catat Kondisi Barang
Kondisi barang yang dimiliki harus dicatat dengan jelas. Ada beberapa kondisi barang yang harus dicatat, antara lain:
- Baik
- Rusak
- Masih Layak Pakai
- Tidak Layak Pakai
Dengan mencatat kondisi barang, instansi atau organisasi dapat melakukan perawatan dan perbaikan pada barang yang rusak atau tidak layak pakai.
6. Catat Tanggal Penerimaan Barang
Tanggal penerimaan barang harus dicatat dengan jelas. Hal ini berguna untuk memperkirakan usia barang dan juga memudahkan dalam pengelolaan aset-aset yang dimiliki.
7. Catat Harga Barang
Harga barang merupakan nilai aset yang dimiliki oleh instansi atau organisasi tersebut. Harga barang harus dicatat dengan jelas dan akurat agar memudahkan ketika dilakukan audit atau pengecekan aset.
8. Catat Lokasi Barang
Lokasi barang harus dicatat dengan jelas dan akurat. Hal ini berguna untuk memudahkan dalam pengelolaan aset dan juga memudahkan ketika dilakukan pengecekan aset-aset yang dimiliki.
9. Catat Keterangan Lain-Lain
Selain data-data di atas, ada beberapa keterangan lain yang harus dicatat dalam buku inventaris barang, antara lain:
- Nama pihak yang menyerahkan barang
- Nama pihak yang menerima barang
- Tanggal penghapusan barang (jika ada)
- Keterangan pengalihan hak (jika ada)
FAQ tentang Cara Mengisi Buku Inventaris Barang
1. Apakah setiap barang harus memiliki nomor barang?
Ya, setiap barang harus memiliki nomor barang agar memudahkan dalam pengelolaan aset-aset yang dimiliki oleh instansi atau organisasi.
2. Apakah harga barang harus dicatat dalam mata uang rupiah?
Ya, harga barang harus dicatat dalam mata uang rupiah agar sesuai dengan kebijakan pemerintah.
3. Apakah lokasi barang harus dicatat secara detail?
Ya, lokasi barang harus dicatat secara detail agar memudahkan dalam pengelolaan aset dan juga memudahkan ketika dilakukan pengecekan aset-aset yang dimiliki.
4. Apa yang harus dilakukan jika barang rusak atau tidak layak pakai?
Setelah mencatat kondisi barang yang rusak atau tidak layak pakai, instansi atau organisasi harus melakukan perawatan atau perbaikan pada barang tersebut. Jika barang sudah tidak bisa diperbaiki lagi, maka bisa dilakukan penghapusan barang dengan cara yang sudah ditentukan oleh instansi atau organisasi.
5. Apa yang harus dilakukan jika ada pengalihan hak atas barang?
Keterangan pengalihan hak harus dicatat dalam buku inventaris barang. Selain itu, instansi atau organisasi harus mengikuti prosedur yang sudah ditetapkan untuk mengalihkan hak atas barang tersebut.
Kesimpulan
Mengisi buku inventaris barang bukanlah hal yang sulit. Dengan mengikuti langkah-langkah yang sudah dijelaskan di atas, instansi atau organisasi dapat mengelola aset-aset yang dimilikinya dengan lebih baik dan efektif. Jadi, jangan lupa untuk selalu memperbarui data inventaris barang secara berkala agar data yang tersimpan selalu akurat dan terpercaya. Semoga artikel ini dapat bermanfaat untuk Kawan Mastah. Terima kasih sudah membaca!