Hello Kawan Mastah! Apakah kamu sering mengirim email tapi terkadang merasa bingung apakah email yang kamu kirim sudah benar atau belum? Jangan khawatir, di artikel ini kami akan membahas cara mengirim email yang benar agar kamu bisa mengirim email dengan lebih efektif dan efisien.
1. Menentukan Tujuan Email
Sebelum mengirim email, pastikan terlebih dahulu kamu sudah menentukan tujuan email. Apakah kamu ingin memberikan informasi, meminta bantuan, atau hanya sekedar menanyakan kabar? Menentukan tujuan email akan membantu kamu dalam menulis isi email yang tepat sesuai dengan tujuan yang ingin kamu sampaikan.
Jika kamu tidak menentukan tujuan email dengan jelas, maka isi email yang kamu tulis bisa menjadi tidak efektif dan sulit dipahami oleh penerima email.
2. Menulis Subjek Email yang Jelas dan Menarik
Subjek email yang jelas dan menarik sangat penting dalam mengirim email. Subjek email yang jelas dan padat akan membantu penerima email untuk mengetahui dengan cepat isi dari email yang kamu kirim.
Pada sisi lain, subjek email yang menarik akan membuat penerima email tertarik untuk membaca isi email yang kamu kirim.
Contoh Subjek Email yang Baik:
Subjek Email |
Deskripsi |
|---|---|
Permintaan Wawancara |
Subjek email yang jelas dan langsung ke inti permintaan |
Berita Terbaru dari Perusahaan |
Subjek email yang menarik dan memberikan informasi baru |
Selamat Ulang Tahun! |
Subjek email yang personal dan penuh kehangatan |
3. Menulis Salam Pembuka Email
Salam pembuka email sangat penting dalam mengirim email. Salam pembuka email dapat membuat komunikasi antara kamu dan penerima email menjadi lebih informal dan akrab.
Terkadang, salam pembuka email juga dapat memberikan indikasi tentang tujuan email yang kamu kirim.
Contoh Salam Pembuka Email yang Baik:
- Halo [Nama Penerima]!
- Selamat pagi [Nama Penerima],
- Assalamualaikum [Nama Penerima],
4. Menulis Isi Email yang Tepat Sasaran
Isi email adalah bagian terpenting dalam mengirim email. Pastikan isi email yang kamu tulis dapat menginformasikan atau memenuhi tujuan email yang kamu tentukan pada awalnya.
Selain itu, pastikan isi email yang kamu tulis juga dapat dipahami dengan mudah oleh penerima email. Hindari menggunakan bahasa yang rumit atau tidak familiar bagi penerima email.
Contoh Isi Email yang Baik:
Jika tujuan email kamu adalah meminta bantuan, contoh isi email yang tepat sasaran adalah:
Hallo [Nama Penerima], saya membutuhkan bantuan kamu terkait [Permasalahan]. Apakah kamu bisa membantu saya dengan [Bantuan yang Dibutuhkan]?
Pastikan kamu juga memberikan informasi yang akurat sehubungan dengan permintaan bantuan yang kamu ajukan.
5. Menambahkan Tanda Tangan Email
Tambahkan tanda tangan email pada akhir email yang kamu kirim. Tanda tangan email meliputi nama, jabatan, dan nomor kontak kamu.
Tanda tangan email akan memberikan informasi yang lebih lengkap tentang kamu dan membantu penerima email untuk menghubungi kamu jika diperlukan.
Contoh Tanda Tangan Email yang Baik:
Terima kasih,
[Nama Lengkap]
[Jabatan]
[Nomor Kontak]
FAQ Cara Mengirim Email yang Benar
1. Bagaimana cara mengirim email dengan lampiran?
Untuk mengirim email dengan lampiran, klik tombol “Lampiran” pada aplikasi email yang kamu gunakan. Pilih file yang ingin kamu lampirkan dan klik “Kirim” untuk mengirim email beserta lampiran tersebut.
2. Apakah penting menentukan tujuan email sebelum mengirim email?
Ya, menentukan tujuan email sangat penting agar kamu bisa menulis isi email yang tepat sesuai dengan tujuan yang ingin kamu sampaikan kepada penerima email.
3. Apa yang harus saya lakukan jika email yang saya kirim tidak direspon oleh penerima email?
Jika email yang kamu kirim tidak direspon oleh penerima email dalam waktu yang lama, kamu bisa mengirim email follow-up atau menghubungi penerima email melalui nomor telepon atau media sosial lainnya.
4. Bisakah saya mengirim email tanpa subjek?
Tidak disarankan untuk mengirim email tanpa subjek. Subjek email yang jelas dan padat akan membantu penerima email untuk mengetahui dengan cepat isi dari email yang kamu kirim.
5. Apakah saya harus menulis salam pembuka email yang formal atau informal?
Salam pembuka email dapat ditulis secara formal atau informal tergantung pada tujuan email yang kamu kirim dan hubungan kamu dengan penerima email.
Jika kamu ingin membuat komunikasi yang lebih personal dengan penerima email, kamu dapat menulis salam pembuka email yang lebih informal.