Hello Kawan Mastah! Menulis nomor surat mungkin terdengar mudah, tapi sebenarnya ada aturan dan format yang harus diikuti. Dalam artikel ini, saya akan membahas langkah-langkah cara menulis nomor surat yang benar dan efektif untuk dipahami oleh penerima surat. Yuk kita simak bersama-sama!
Apa Itu Nomor Surat?
Sebelum kita membahas lebih jauh, ada baiknya kita memahami terlebih dahulu apa itu nomor surat. Nomor surat adalah rangkaian angka atau huruf dan angka yang digunakan untuk mengidentifikasi surat yang dikirimkan. Nomor surat biasanya terdiri dari beberapa bagian seperti kode jenis surat, nomor urut, dan tahun pengiriman.
Ada banyak jenis surat yang dapat diberi nomor surat, mulai dari surat pribadi, surat resmi, hingga surat bisnis. Setiap jenis surat biasanya memiliki aturan dan format yang berbeda dalam penulisan nomor suratnya. Oleh karena itu, penting untuk memahami aturan dan format yang berlaku.
Aturan Umum dalam Menulis Nomor Surat
Sebelum kita membahas format penulisan nomor surat, ada beberapa aturan umum yang harus diperhatikan:
- Gunakan tanda titik dua (:) setelah kode jenis surat
- Gunakan garis miring (/) atau tanda hubung (-) antara nomor urut dan tahun pengiriman
- Gunakan huruf kapital pada semua bagian nomor surat kecuali pada nomor urut
- Jangan menggunakan spasi atau tanda baca lain dalam nomor surat
Format Penulisan Nomor Surat
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, format penulisan nomor surat dapat berbeda-beda tergantung pada jenis surat yang ditulis. Berikut adalah beberapa contoh format penulisan nomor surat:
Surat Pribadi
Kode Jenis Surat |
Nomor Urut |
Tahun Pengiriman |
|---|---|---|
SPT |
001 |
2021 |
Contoh di atas menggunakan format penulisan nomor surat untuk surat pribadi. Kode jenis surat bisa disesuaikan dengan jenis surat yang dikirimkan. Nomor urut dapat diawali dengan angka 001 atau sesuai dengan nomor urut surat sebelumnya. Sedangkan tahun pengiriman dapat diisi dengan tahun pengiriman surat tersebut.
Surat Resmi
Kode Jenis Surat |
Instansi Pengirim |
Nomor Urut |
Tanggal Surat |
Tahun Pengiriman |
|---|---|---|---|---|
SRS |
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan |
001 |
10 Januari 2021 |
2021 |
Contoh di atas menggunakan format penulisan nomor surat untuk surat resmi. Selain kode jenis surat, surat resmi juga mencantumkan instansi pengirim dan tanggal surat. Tanggal surat dapat berisi tanggal pengiriman atau tanggal penandatanganan surat tersebut.
Surat Bisnis
Kode Jenis Surat |
Nama Perusahaan Pengirim |
Nomor Urut |
Tanggal Surat |
Tahun Pengiriman |
|---|---|---|---|---|
SB |
PT. ABC |
001 |
10 Januari 2021 |
2021 |
Contoh di atas menggunakan format penulisan nomor surat untuk surat bisnis. Selain kode jenis surat, surat bisnis juga mencantumkan nama perusahaan pengirim dan tanggal surat.
Pertanyaan Umum tentang Menulis Nomor Surat
1. Apa yang harus dilakukan jika nomor urut surat sudah mencapai tiga digit?
Jika nomor urut surat sudah mencapai tiga digit, maka tidak perlu mengubah format penulisan nomor surat. Nomor urut dapat terus diincrement dengan angka selanjutnya.
2. Apakah nomor surat harus mencantumkan tahun pengiriman?
Ya, nomor surat harus mencantumkan tahun pengiriman. Hal ini untuk memudahkan identifikasi surat dan membedakan dengan surat yang dikirim pada tahun sebelumnya.
3. Apakah jenis surat dapat digunakan sebagai kode dalam penulisan nomor surat?
Ya, jenis surat dapat digunakan sebagai kode dalam penulisan nomor surat. Kode jenis surat dapat disesuaikan dengan jenis surat yang dikirimkan, seperti SPT (surat pribadi), SRS (surat resmi), dan SB (surat bisnis).
4. Apakah dapat menggunakan bahasa Inggris dalam penulisan kode jenis surat?
Tidak ada aturan yang melarang penggunaan bahasa Inggris dalam penulisan kode jenis surat. Namun, sebaiknya kode jenis surat menggunakan bahasa Indonesia agar lebih mudah dipahami oleh penerima surat.
5. Apakah dapat menggunakan nomor urut yang sama untuk surat yang berbeda?
Tidak boleh menggunakan nomor urut yang sama untuk surat yang berbeda. Setiap surat harus memiliki nomor urut yang berbeda-beda untuk memudahkan identifikasi dan penanganan surat.
Kesimpulan
Dalam menulis nomor surat, diperlukan aturan dan format yang harus diikuti agar surat tersebut dapat mudah diidentifikasi oleh penerima. Setiap jenis surat biasanya memiliki aturan dan format yang berbeda dalam penulisan nomor suratnya. Namun, ada beberapa aturan umum yang harus diperhatikan seperti penggunaan tanda titik dua (:), garis miring (/) atau tanda hubung (-), dan penggunaan huruf kapital pada semua bagian nomor surat kecuali pada nomor urut. Semoga artikel ini bermanfaat untuk kalian semua!