Hai Kawan Mastah! Siapa yang tidak mengenal email? Seiring dengan perkembangan teknologi, email menjadi salah satu media komunikasi yang paling sering digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Tak peduli apapun profesi atau kegiatan kita, pasti pernah menggunakan email.
Namun pernahkah Kawan Mastah merasa kesulitan menulis email? Atau mungkin merasa tidak percaya diri dengan format atau tata bahasa yang digunakan? Jangan khawatir, dalam artikel ini, kita akan membahas cara menulis email yang baik dan benar, sehingga Kawan Mastah dapat mengirimkan email dengan lebih efektif dan efisien.
1. Menentukan Tujuan Email
Sebelum mulai menulis email, tentukan terlebih dahulu tujuan dari email tersebut. Apakah ingin berkirim pesan secara pribadi atau ingin mengirimkan surat formal untuk bisnis? Hal ini akan mempengaruhi gaya penulisan dan tata bahasa yang akan digunakan.
Selain itu, juga penting untuk menentukan siapa yang akan menjadi penerima email tersebut. Apakah hanya satu orang atau lebih dari satu? Jika lebih dari satu, perhatikan penggunaan kata ganti ganda atau tunggal untuk mengarahkan pembaca.
Berikut contoh kalimat yang tepat untuk menentukan tujuan dan penerima email:
Kalimat yang Tepat |
Kalimat yang Salah |
|---|---|
Tujuan email saya adalah untuk mengkonfirmasi jadwal pertemuan kita besok. |
Saya ingin bertemu denganmu besok. |
Kepada teman-teman saya, saya akan memberikan undangan untuk acara pernikahan saya. |
Seluruh teman-teman diundang untuk datang ke pernikahan saya. |
2. Menggunakan Bahasa yang Tepat dan Baku
Bahasa yang digunakan dalam email haruslah baku dan tidak menggunakan kata-kata yang kasar atau negatif. Jangan menggunakan kata-kata slang, alay atau bahasa daerah kecuali jika memang mendapatkannya dari mitra bisnis. Pastikan penggunaan tata bahasa yang benar dan jelas, serta perhatikan penggunaan tanda baca yang sesuai.
Gunakan bahasa yang sopan dan ramah agar pesan yang disampaikan terlihat rapi dan terstruktur. Hindari penggunaan kata atau frasa yang berlebihan, seperti kata “sangat”, “terlalu” atau kata-kata yang menghakimi.
Contoh Bahasa yang Tidak Tepat:
“Saya sangat kesal dengan layanan service provider ini! Mereka terlalu lambat dalam memproses pengaduan saya. Lagi pula, mereka tidak memiliki sopan santun dalam berkomunikasi dengan pelanggan.”
Contoh Bahasa yang Tepat:
“Kepada tim service provider yang saya hormati, saya ingin memberikan feedback terkait pengaduan saya. Saya ingin meminta perhatian di dalam memproses pengaduan saya, karena saya yakin layanan yang baik akan menjadi nilai tambah bagi perusahaan anda.”
3. Membuat Subject yang Menarik dan Jelas
Subject atau judul email haruslah menarik dan jelas, agar dapat menarik perhatian pembaca. Pilih kata-kata yang efektif dan tidak terlalu panjang. Jangan mengecoh penerima email dengan judul yang tidak sesuai dengan isi konten email.
Gunakan kalimat pendek dan padat, yang memberikan gambaran awal mengenai isi email tersebut. Jangan lupa untuk menambahkan kata-kata yang penting agar dapat dilihat dengan jelas oleh penerima.
Contoh Subject Email yang Tepat:
– Undangan Pelatihan Digital Marketing
– Konfirmasi Jadwal Pertemuan Besok
– Permintaan Ijin Cuti Tahunan
4. Memperhatikan Format dan Struktur Email
Format dan struktur email juga harus diperhatikan. Gunakan format yang rapi dan mudah dibaca, agar pesan yang ingin disampaikan dapat dimengerti dengan mudah. Hindari penggunaan huruf besar atau bold terlalu banyak, karena hal ini dapat membuat pesan terlihat tidak jelas.
Gunakan struktur email yang terdiri dari beberapa paragraf, agar memudahkan pembaca dalam memahami isi pesan. Gunakan penyisipan enter antar kalimat, dan jangan terlalu panjang dalam satu paragraf agar mudah di baca.
5. Membuat Paragraf yang Singkat dan Padat
Paragraf dalam email sebaiknya dibuat singkat dan padat. Hal ini akan memudahkan pembaca dalam memahami isi pesan. Jangan terlalu panjang, tetapi juga jangan terlalu pendek.
Buatlah kalimat yang sederhana dan mudah dimengerti. Hindari penggunaan bahasa yang rumit atau kalimat yang ambigu yang dapat menimbulkan kesalahpahaman.
Contoh Paragraf yang Tepat:
“Saya ingin menginformasikan bahwa pelatihan Digital Marketing akan diselenggarakan pada hari Kamis, 27 Februari 2020 di Gedung Graha Mandiri, Jakarta. Acara dimulai pukul 08.00 – 17.00 WIB. Silahkan melakukan pendaftaran secepatnya, karena tempat terbatas.”
Contoh Paragraf yang Tidak Tepat:
“Pelatihan Digital Marketing akan merupakan acara yang sangat berguna bagi peserta yang ingin mengembangkan bisnis mereka. Tentunya, kegiatan seperti ini akan sangat membantu dalam mengembangkan strategi marketing bagi perusahaan. Kami akan menyiapkan materi-materi yang akan disampaikan dengan baik dan tata bahasa serta penulisan yang baku. Silahkan untuk mendaftar ke acara ini melalui website kami.”
FAQ
1. Apa itu email?
Email adalah singkatan dari electronic mail. Ini adalah salah satu media komunikasi yang sering digunakan dalam kehidupan sehari-hari. Email dapat digunakan untuk mengirimkan pesan secara online, dengan format yang lebih formal.
2. Apa saja yang harus diperhatikan dalam menulis email?
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menulis email antara lain adalah menentukan tujuan email, menggunakan bahasa yang baku, membuat subject yang menarik dan jelas, memperhatikan format dan struktur email, dan membuat paragraf yang singkat dan padat.
3. Bagaimana cara menulis subject email yang baik dan menarik?
Untuk menulis subject email yang baik dan menarik, pilih kata-kata yang efektif dan tidak terlalu panjang. Gunakan kalimat pendek dan padat, yang memberikan gambaran awal mengenai isi email tersebut. Jangan lupa untuk menambahkan kata-kata yang penting agar dapat dilihat dengan jelas oleh penerima.
4. Apakah penting menggunakan format dan struktur email yang rapi?
Ya, penting untuk menggunakan format dan struktur email yang rapi agar pesan yang ingin disampaikan dapat dimengerti dengan mudah. Hindari penggunaan huruf besar atau bold terlalu banyak, karena hal ini dapat membuat pesan terlihat tidak jelas. Gunakan struktur email yang terdiri dari beberapa paragraf, agar memudahkan pembaca dalam memahami isi pesan.
5. Apa saja bahasa yang sebaiknya tidak digunakan dalam email?
Beberapa bahasa yang sebaiknya tidak digunakan dalam email antara lain adalah kata-kata kasar atau negatif, kata-kata slang, alay atau bahasa daerah kecuali jika memang mendapatkan hal tersebut dari mitra bisnis. Pastikan penggunaan tata bahasa yang benar dan jelas, serta perhatikan penggunaan tanda baca yang sesuai.