Hello Kawan Mastah! Apa kabar? Surat resmi adalah salah satu bentuk surat yang sering digunakan dalam dunia bisnis dan pemerintahan. Surat ini memiliki format dan bahasa yang khusus serta mengandung informasi resmi. Dalam artikel ini, kita akan membahas cara membuat surat resmi dengan benar. Yuk, simak selengkapnya!
Pengertian Surat Resmi
Sebelum kita memulai pembahasan, ada baiknya kita memahami terlebih dahulu apa itu surat resmi. Surat resmi adalah surat yang dibuat untuk keperluan bisnis, pemerintahan, atau keperluan resmi lainnya. Surat ini memiliki format dan bahasa yang khusus serta memuat informasi yang bersifat resmi.
Dalam bisnis, surat resmi sering digunakan untuk melakukan komunikasi dengan klien, mitra bisnis, atau pihak lain yang terkait. Sementara itu, pemerintah juga menggunakan surat resmi untuk mengirimkan surat kebijakan, peraturan, atau undangan resmi.
Setelah memahami pengertian surat resmi, berikut adalah cara membuat surat resmi yang benar!
Persiapan Membuat Surat Resmi
Sebelum kita mulai membuat surat resmi, ada beberapa hal yang harus dipersiapkan terlebih dahulu. Berikut adalah hal-hal yang perlu dipersiapkan:
1. Tujuan Surat
Sebelum membuat surat, tentukan terlebih dahulu tujuan surat. Apakah surat tersebut digunakan untuk memberikan perintah, memberikan informasi, atau memberikan penjelasan?
2. Jenis Surat
Tentukan juga jenis surat yang akan dibuat. Apakah surat tersebut adalah surat permohonan, surat izin, atau surat pemberitahuan resmi lainnya?
3. Penerima Surat
Tentukan siapa yang akan menerima surat. Pastikan alamat dan identitas penerima sudah benar dan lengkap.
4. Format Surat
Tentukan format surat yang akan digunakan. Pastikan format surat yang digunakan sesuai dengan standar format surat resmi yang berlaku.
Langkah-Langkah Membuat Surat Resmi
Setelah persiapan sudah dilakukan, berikut adalah langkah-langkah membuat surat resmi:
1. Penentuan Jenis Surat
Sebelum membuat surat, pastikan jenis surat yang akan dibuat sudah ditentukan terlebih dahulu. Adapun jenis surat yang umum digunakan adalah surat permohonan, surat izin, atau surat pemberitahuan resmi lainnya.
2. Penentuan Format Surat
Setelah jenis surat ditentukan, selanjutnya adalah penentuan format surat. Format surat yang umum digunakan adalah format kop surat, tanggal surat, nomor surat, nama dan alamat pembuka surat, isi surat, dan penutup surat. Pastikan format surat yang digunakan sesuai dengan standar format surat resmi yang berlaku.
3. Penulisan Pembuka Surat
Pada pembuka surat, tuliskan alamat penerima dan tanggal pembuatan surat. Format penulisan tanggal dapat menggunakan format bulan-hari-tahun atau hari-bulan-tahun. Setelah tanggal, tuliskan nomor surat.
4. Isi Surat
Pada isi surat, tuliskan informasi yang ingin disampaikan dengan jelas dan singkat. Pastikan bahasa yang digunakan formal dan jangan menggunakan bahasa yang kurang sopan atau tidak etis. Isi surat harus sesuai dengan tujuan surat yang ditentukan sebelumnya.
5. Penutup Surat
Pada penutup surat, tuliskan kalimat penutup yang sesuai dengan jenis surat yang dibuat. Misalnya, pada surat permohonan dapat ditulis “Demikianlah surat permohonan ini saya buat dengan harapan dapat diterima dengan baik.”
Setelah kalimat penutup, tuliskan salam penutup dan tanda tangan pada kolom yang disediakan.
Contoh Surat Resmi
Berikut adalah contoh surat resmi sederhana:
| Kepada Yth: | Bapak/Ibu |
|---|---|
| Alamat: | PT ABCD |
| Kota: | Jakarta |
No. Surat: 001/ABCD/2021
Jakarta, 1 Januari 2021
Perihal: Permohonan Izin Magang
Dengan hormat,
Kami dari Universitas XYZ bermaksud mengajukan permohonan izin magang di PT ABCD. Magang akan dilakukan dalam kurun waktu tiga bulan dan dimulai pada awal Februari 2021.
Adapun mahasiswa yang akan menjalani magang adalah:
- Nama: Andi
- Jurusan: Teknik Informatika
- Universitas: XYZ
Demikianlah permohonan izin magang ini kami ajukan. Kami berharap permohonan ini dapat diterima dengan baik. Terima kasih atas perhatiannya.
Hormat kami,
Andi
FAQ tentang Surat Resmi
1. Bagaimana cara mengetahui format surat resmi yang berlaku?
Anda dapat mengetahui format surat resmi yang berlaku dengan mencari referensi mengenai format surat resmi yang berasal dari lembaga resmi atau instansi pemerintah.
2. Apakah isi surat resmi harus formal?
Ya, isi surat resmi harus formal dan menggunakan bahasa yang sopan serta etis.
3. Apa yang harus dilakukan jika terdapat kesalahan penulisan dalam surat resmi?
Jika terdapat kesalahan penulisan dalam surat resmi, segera lakukan perbaikan dengan cara mencoret atau menghapus kata yang salah dan menuliskan kata yang benar di atasnya. Selain itu, tuliskan juga keterangan bahwa terdapat perubahan pada surat tersebut.
4. Apa yang harus dilakukan setelah surat resmi selesai dibuat?
Setelah surat resmi selesai dibuat, pastikan untuk mengecek kembali isi surat dan formatnya. Selanjutnya, surat dapat dicetak dan dikirimkan kepada penerima.
Sekian artikel mengenai cara membuat surat resmi. Semoga bermanfaat dan dapat membantu Anda dalam membuat surat resmi dengan benar. Terima kasih sudah membaca!